Des formulaires électroniques simplifiés : tout le monde y gagne !

L’usage de formulaires électroniques simplifiés facilite la vie des usagers, leur fait gagner du temps et réduit leurs frais pour introduire un dossier auprès de l’administration. Il ne s’agit pas seulement de supprimer le papier ! Pour l’administration, ce type de collecte fournit des données de meilleure qualité, facilite le traitement des dossiers et allège le travail d’encodage de données. Bref, une sérieuse diminution des charges administratives de part et d’autre !

Ces dernières années, d’importants efforts de dématérialisation des démarches administratives ont été réalisés. Autrement dit, de nombreux formulaires au format papier ont été transformés pour devenir électroniques.
Cela représente de sérieux gains de charges administratives, tant pour les usagers que pour l’administration.

Un processus en plusieurs étapes

Concevoir un formulaire électronique peut se faire en plusieurs étapes. Toutes ne doivent pas toujours être mises en œuvre. Chaque formulaire doit être analysé au cas par cas.
Seule la première étape, qui consiste à simplifier et rendre lisible vos formulaires, est absolument incontournable, tant au format papier qu’au format électronique.

Orientation usager, simplification et lisibilité avant tout !

Avant de dématérialiser un formulaire ‘papier’, il est primordial de penser aux usagers qui devront l’utiliser afin de s’assurer qu’il correspond bien à leurs besoins. Cela implique souvent de le simplifier et de le rendre plus lisible.

Comment faire ?

  • réaliser des parcours usagers préalables ou faire tester les projets de formulaires par les usagers concernés ;
  • appliquer le principe de confiance afin de limiter au maximum le nombre de données et de documents à fournir à l’administration ;
  • limiter le contenu du formulaire aux informations indispensables au traitement du dossier ;
  • écrire le formulaire dans un langage clair et accessible ;
  • appliquer des standards de structure et de présentation afin que l’usager s’y retrouve facilement d’un formulaire à l’autre.

Rendre le formulaire ‘intelligent’ et le pré-remplir

Une fois le travail de simplification et de lisibilité accompli, on peut rendre le formulaire électronique ‘intelligent’ et le pré-remplir afin de faciliter la vie des usagers et leur faire gagner du temps.

Comment faire ?

  • adapter les questions du formulaire au profil du demandeur et à ses réponses ;
  • insérer des aides au remplissage qui évitent à l’usager de commettre des erreurs (par exemple : calculs automatiques de données chiffrées, contrôle de certains champs obligatoires, glossaire interactif, menus déroulants, format de réponse spécifique, …) ;
  • pré-remplir le formulaire avec des données que l’administration possède déjà. Ce pré-remplissage peut être effectué à partir de différentes sources :
    • le profil de l’utilisateur (nom, prénom, adresse, numéro d’entreprise, …) disponible dans un guichet en ligne ;
    • une application métier ;
    • une source authentique, c’est-à-dire une base de données de référence (ex. Banque Carrefour Entreprise, Registre national). Un flux de données est alors créé par la BCED pour aller récupérer les données authentiques.

La diffusion du formulaire électronique

Une fois terminé, le formulaire électronique est mis à disposition des usagers sur le portail wallonie.be ou federation-wallonie-bruxelles.be, via le Catalogue des démarches. Ce dernier fournit aux usagers les informations principales dont ils ont besoin pour mener à bien leur démarche.

Le formulaire peut être intégré dans un guichet en ligne comme Mon Espace. Cette intégration permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités du guichet pour faciliter le traitement en ligne, comme par exemple l’information de l’usager sur le suivi de sa demande et de très nombreux autres services. Elle offre aussi plus de cohérence globale à l’usager en intégrant sa démarche dans un ensemble transversal qui évite la dispersion des démarches sur des plateformes distinctes.

eWBS vous accompagne…

Vous souhaitez

  • créer un formulaire ?
  • simplifier ou rendre plus lisible un formulaire existant ?
  • le dématérialiser ?
  • l’intégrer dans le Catalogue des démarches et dans un guichet en ligne comme Mon Espace ?

Contactez-nous ! support-production@ensemblesimplifions.be
Nos collaborateurs vous aideront tout au long de votre projet (conseils et consignes pour la simplification, aide pour identifier les données authentiques à récupérer, démarche liée dans le Catalogue des démarches…).

 

Vous souhaitez commencer à simplifier un formulaire par vous-même ?

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Et concrètement

  • En 2017, au SPW, 272 formulaires intelligents étaient présents  en ligne, pour un volume annuel de plus de 75.000 demandes introduites.
  • Le SPW offre 43% de ses démarches en ligne. Dans les trois ans, cette proportion pourrait monter à 72%.

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